Recomendaciones para una comunicación exitosa con clientes
Para todo aquel que tiene un negocio el tratar con los clientes adecuadamente es indispensable. No importa cuán bien puede diseñar o puede codificar; como un freelance o si maneja una agencia digital, si usted no consigue tener un trato adecuado con el cliente, puede esperar al fracaso.
En este artículo discutiremos el aspecto de cómo mantener la productividad de un proyecto e ímpetu al trabajar con clientes.
LA SITUACIÓN EN COMÚN:
A la mayoría de los diseñadores Web nos ha pasado: trabajamos en un proyecto para un cliente, completamos la primera tarea que requiere una retroalimentación y esperamos para la respuesta en la fecha concordada, pero sucede lo peor. La respuesta no viene ni ayuda de ninguna manera el proyecto. Lo que te hace entrar en una depresión, querer refugiarte por unos meses en un lugar seguro, tibio y olvidarte del cliente.
Sean optimistas pues a continuación les dejamos unas recomendaciones que pueden ayudarte a no darte por vencido en la primera derrota.
ACTUALIZACIONES REGULARES DE LA AGENDA Y EL PRESUPUESTO:
Desde el comienzo es importante ser disciplinado y enviarle al cliente el presupuesto y la agenda del proyecto actualizado. En esta actualización usted podría destacar lo siguiente:
1. Complete las tareas de la semana anterior.
2. El presupuesto de gastos y el presupuesto que queda en cada fase.
3. Las tareas planeadas para la semana siguiente y quien es responsable, usted o el cliente.
4. Cualquier tarea que sobre pase las fechas acrodadas o exceda el presupuesto, y si ése es el caso por qué. También considere el impacto potencial en el proyecto.
MAS VALE PREVENIR QUE LAMENTAR:
El enviar presupuestos y las actualizaciones semanales del proyecto son vitales para mantener al cliente informado sobre la situación y hacerle saber si se va en buen camino. Así se evita, en algún momento, debilitar la relación entre el cliente y tú.
EL CLIENTE ES MIEMBRO DEL EQUIPO:
Desde la etapa inicial del proyecto es muy importante hacerle ver al cliente que son un equipo y que como tal cada uno tiene sus responsabilidades y que se deben de apoyar para que ese proyecto salga adelante. Así se evitaran malos entendidos y dobles tareas.
UN CAMBIO EN LAS FECHAS NO SIEMPRE ES MALO:
El llevar un orden al día de la situación del proyecto ayuda a entender por que el desplazar la fecha esperada no es tan malo. Pueden surgir situaciones que ameriten un análisis más profundo por lo que es necesario aplazar la fecha. Si se mantiene al cliente informado sobre estas situaciones es mucho mas sencillo que el lo entienda y que no lo tome como falta de disciplina por parte tuya o de la agencia.
SEA PRO-ACTIVO Y AYUDE AL CLIENTE POR FUERA:
Este dispuesto a ayudar al cliente con tareas que usted supuestamente no debería de estar haciendo y ni es pagado por hacer. Ejemplos: iconos, versión de impresión del sitio Web, pequeñas imágenes de rompecabezas y banderas más bajas de página de nivel. Si consigue que le paguen por hacerlo mucho mejor, pero hacerlo puede ayudar al cliente y a su negocio a agilizar el proceso y en su economía.
CONSIGA PROPAGANDA:
El poner especial cuidado en las cosas más pequeñas para que estas se encuentren al día pude ayudar bastante. Probablemente es necesario que prepares algunos trabajos como de microcopy y someterlos a la aprobación del cliente. Sabemos que no es su trabajo pero de esta manera puede salvar el proyecto.
Considerar el contratar a un diseñador o escritor de material publicitario para trabajar por un par de horas mantendrá un flujo adecuado del dinero y del proyecto. Créame que el cliente apreciará que se este tomando la delantera. Recuerda que todo el tiempo que gaste ayudando al cliente favorece su relación.
TRATANDO CON MÚLTIPLES CLIENTES:
A menudo al trabajar para un cliente, usted sólo interactúa con algunas personas pero este tiene que informar a muchos más. Una causa común para tardanzas en proyectos Web es el tiempo que toma su contacto directo para conseguir que sus superiores revisen el material, reaccionen o aprueben el trabajo y comunicarle los resultados a usted.
Las buenas noticias son que hay maneras de combatir esto.
IDENTIFIQUE EL LADO DEL DIRECTOR DEL PROYECTO:
Asegúrese de identificar quien será el Director del proyecto y si esta persona tiene la autoridad de tomar decisiones lo más pronto. Esto puede parecer una pregunta difícil de realizar pero puede ayudarte a evitar problemas futuros.
Si es complicado definir a la autoridad entonces aclare que las decisiones del proyecto se tienen que tomar estrictamente según el calendario que se haya realizado.
HAGA QUE SU CONTACTO SE VEA BIEN:
Haz lo posible para que tu contacto se vea bien con sus superiores, incluso si este comete algunos errores o no comunique las cosas lo suficientemente claro. Si se logra una buena impresión de su contacto con los superiores estos lo adoraran y pondrán especial atención en su proyecto y en esta relación.
QUE HACER CUANDO NO PUEDE AYUDAR A SU CONTACTO A BRILLAR:
La última de las opciones a considerar es pasar por alto a tu contacto directo y comunicarte con sus superiores para poder agilizar el proceso de retroalimentación.
Esto solo se puede hacer cuando no ha resultado ninguna de las opciones anteriores pues es un proceso muy delicado, se puede afectar la relación que se tiene con el contacto directo y a la vez el que este tiene con sus superiores.
Sinceramente no hay una manera fácil de llevar a cabo este paso, pero si se logra puedes obtener muy buenos resultados.
SESIONES Y REUNIONES CARA A CARA:
No se sienta mal si no obtiene respuesta alguna del cliente, muchas veces es por su vida agitada y lo que puede solucionar este problema es el de citarse para llegar a un acuerdo.
LA JUNTA DE LA ADMINISTRACIÓN:
Existirán clientes a los que literalmente tendrás que arrastrar a su oficina y no permitir que salgan hasta que tengas todas las reacciones y las decisiones que necesitas.
Al encontrarse cara a cara con un cliente es importante definir claramente la razón para la reunión y proporcionar a clientes con suficiente tiempo para preparar todo lo que necesitan de antemano.
REUNIONES SEMANALES DE CLIENTE:
Otra solución de reunión para ayudar con la productividad del cliente y el proyecto es de arreglar reuniones semanales. No es necesario que se realicen cara a cara, se pueden realizar llamadas telefónicas
Los beneficios que se pueden obtener de ellas son:
1. Aumente la importancia percibida del proyecto en su y el campo visual de su agencia.
2. Reduzca la tentación de retrasar algo en ese proyecto por otro.
3. Realizar una revisión constante del proyecto y las decisiones a tomar.
4. Favorezca rápidamente una relación de trabajo buena con un cliente que hace cosas más fáciles para ambos lados.
En términos generales, el principal beneficio de reuniones semanales es que mantienen realmente la presión en completar un proyecto.
¡NO ES SIEMPRE EL CLIENTE, ES EL EMBOTELLAMIENTO!
Muy a menudo criticamos al cliente por las tardanzas, pero no es el cliente quien tiene encima un proyecto. Mantenga su workflow organizado y revise sus procesos internos todos los meses, tratando de encontrar los embotellamientos y mejorar el flujo de sus proyectos.
LAS CONDICIONES MÉDICAS NO-DIAGNOSTICADOS AYUDAN:
El ser organizado es la mejor herramienta para no ser usted el que cree un embotellamiento del trabajo.
Esta es una lista de las cosas que puede hacer para ser mas organizado:
1. Delegue tareas si tiene a quien delegar.2. Busque apoyo de su superior si es agobiado con el trabajo.
3. Intente de utilizar un sistema de gestión de volumen de trabajo como GTD8 o Pomodoro9.
4. Revise sus horarios de proyecto diarios, ajústelos y se comuníquelos al cliente.
5. Revise la lista de tareas diarias con la intensión de crear una lista práctica de terminación por el día.
6. Evite tratar con solicitudes inesperadas, a menudo ellos no son tan urgentes como parecen.
7. Tenga una estructura coherente en la carpeta del proyecto y el archivo.
8. Siga procesos coherentes, así podrá estimar caunto tiempo le toma desarrollar algunas tareas y mejorar en el futuro.
9. Consiga un gran par de auriculares y escuche la música que usted adora
¿TUVISTE UNA MALA SEMANA? SEA HONESTO ACERCA DE ELLO:
Si al final has hecho todo lo que pudiste para seguir con el proyecto pero el resultado sigue estando fuera de tu mano se honesto con ello y díselo al cliente explicando por completo la situación
Los clientes son más accesibles y comprensibles de lo que usted piensa. Si usted sinceramente le dice a un cliente la razón para la tardanza, ellos comprenderán completamente; sea profesional y asegúrese de proporcionar a clientes con una nueva fecha tope para la entrega.
En caso de que te veas en un segunda o tercer fallo debes analizar si el proyecto es el correcto para ti, si tu manera de trabajar no concuerda con la del cliente; probablemente el cliente ha contratado a la persona incorrecta. Y si reaccionas rápidamente, crecerás como un profesional y podrá mantener tu proyecto actual.
¿Qué otros consejos nos puedes dar para mantener la productividad en proyectos web al trabajar con clientes?
Fuente de referencia: smashingmagazine.